Se você, assim como eu, quer aprender a trabalhar de forma mais inteligente ao invés de trabalhar mais ou por mais tempo, você precisa melhorar a gestão do seu tempo. Essa liberdade é um dos pontos que mais me fascina no meu trabalho de assessor financeiro.
Pode parecer clichê, mas precisamos buscar criar mais equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Eu acredito que isso é fundamental para a minha saúde física, mental e espiritual e algumas empresas levam isso realmente a sério e estão começando a introduzir semanas de trabalho de quatro dias por exemplo.
Em alguns casos, até mesmo países inteiros como a Islândia, já testaram uma semana de trabalho de quatro dias entre 2015 e 2019 e disseram que foi um “sucesso esmagador”. Interessante e importante ressaltar que os níveis de produtividade nas empresas envolvidas no programa permaneceram os mesmos ou até mesmo melhoraram. Indicando que a produtividade não está associada a quanto tempo você gasta no trabalho, mas como você usa esse tempo.
Hoje, 86% da força de trabalho da Islândia já está trabalhando menos horas – sem redução salarial – ou terá o direito de fazê-lo. Como minha responsabilidade é com os meus clientes e são pessoas que trabalham muito, estão sempre bastante ocupadas e tem rotinas de longas horas de trabalho de 2a a 6a, não busco trabalhar menos dias. Mas sim organizar os meus horários para ser mais eficiente nos trabalhos de backoffice para ter mais tempo tanto para a minha família e amigos, quanto também para os meus clientes que precisam de mim em horários pouco ortodoxos para a maioria dos profissionais.
Por esse motivo, separei as 10 principais dicas de gerenciamento de tempo para você testar e também melhorar o seu dia a dia de trabalho.
1. Foque no que é importante primeiro
A maioria das pessoas gosta começar pela tarefa mais chata da lista, para poder tirá-la da frente. Outros gostam de começar pelas tarefas rápidas e fáceis primeiro, para sentir que estão progredindo. Mas para mim, é muito melhor priorizar em ordem de importância, independentemente de ser difícil ou não.
2. Priorize seu tempo
Aprendi e gostei bastante do Método ABC para planejar meu dia e priorizar as tarefas em ordem de importância. Uma atividade “A” é meu item mais importante e obrigatório do dia. Ou, como frequentemente acontece, e existe mais de uma tarefa A, eu as numero como A1, A2 e assim por diante. Depois vem as atividades “B” que são menos importantes que as A. Ou seja, eu nunca passo para uma atividade B enquanto ainda não tiver finalizado as tarefas A na lista. Por fim, as atividades C são as que são ok se eu fizer, mas não impacta se não terminar naquele dia. Outro ponto importante, pra mim funciona montar essa lista no final do dia anterior, já planejando o próximo dia e revejo antes de dormir.
3. Descubra seus horários mais produtivos
Descobri que pessoas realmente produtivas não lotam todas as horas do dia. Elas sabem quando trabalham melhor e buscam fazer as tarefas importantes nesses horários. Esse é um exemplo que busco seguir e passei a bloquear os meus horários mais produtivas. Exemplo, das 5 horas da manhã as 6:30 é o meu horário para cuidar da minha saúde, faço meus exercícios, meditação e oração. Isso é uma prioridade que coloquei, pois quando não fazia cedo sempre deixava para depois. Se não cuidar da minha saúde, como vou poder cuidar da minha família e clientes, certo?
Veja se pra você funciona de manhã, a noite quando todos foram dormir ou qualquer outro horário para as tarefas mais importantes. Evite preencher esse precioso tempo com reuniões ou trabalhos menos importantes – que são mais adequados para outros momentos do dia.
4. Uma coisa por vez
Quem pensa que fazer várias coisas ao mesmo tempo está sendo muito eficiente está enganado. Tentar ser multitarefa, além de gerar uma enorme ansiedade, também é um grande inimigo da produtividade porque você pode acabar não fazendo nada direito. Foque sua atenção a uma tarefa de cada vez e termine antes de passar para o próximo item.
5. Defina um tempo para cada atividade
Depois de fazer meu TO DO do dia seguinte, busco definir limites de tempo para cada item na lista. Preciso ser honesto que isso não é fácil pra mim e nem sempre consigo respeitar esse tempo. Mas consigo com isso entender melhor como está o que estou realizando em relação ao que planejei e melhora para a próxima vez que vou me organizar.
6. Blinde-se de distrações
Difícil desativar as notificações no telefone ou colocar no modo avião grande parte do dia quando cuidamos de pessoas. Precisamos estar disponíveis a maior parte do tempo. Mas naqueles poucos horários que preciso realizar uma atividade A, busco desabilitar as notificações do celular e do computar, colocar meus fones de ouvido para não me distrair e mergulhar fundo na tarefa. Quando estou trabalhando de casa, fico no escritório e aviso as crianças “Quando a porta está fechada, significa não perturbe”.
7. Impacto de terminar versus não fazer
Quando estou sentindo que realmente estou procrastinando, me pergunto: “Qual o impacto se eu não fizer isso?” Se a resposta for “Nenhum”, então com certeza não é tão importante. Mas por outro lado, se você sabe que existirão consequências importantes se você adiar, isso com certeza será uma boa motivação para fazer o precisa ser feito.
8. Aprenda a dizer não
Dizer não é uma arte. Claro com educação, mas firme. Quando você conseguir essa arte, se sentirá muito mais no controle do seu tempo. Muitas vezes, nem é o caso de dizer não, mas ao menos não agora e alinhar as expectativas para quando você pode fazer algo. Exemplo: “Não posso me comprometer com isso até a próxima semana”.
9. Entenda que as vezes – só as vezes – a procrastinação pode ser algo bom
Adoro o TED do Tim Urban. Mas a vontade de procrastinar pode ser um sinal. Talvez você esteja realmente cansado e precisa de um tempo off. Aprendi com a meditação que as vezes a mente precisa de um pouco de tempo para vagar, imaginar e ser criativa. Isso é muito importante.
10. Você ama o que faz?
Acredito que esse é o ponto mais importante. Diferente do ponto 9, se você frequentemente não quer fazer muitos dos itens da sua lista de tarefas, talvez seja hora de mudar de profissão! Isso é muito sério. Eu já passei por isso e hoje não sofro mais com o mal da segunda-feira. Amo o que faço. Pergunte a si mesmo se é realmente o trabalho certo para você, porque não é normal não gostar do seu trabalho ou se sentir constantemente desmotivado.
